Otorgamiento de Fecha Cierta a Documentos Legales y Contables en México

En México, garantizar la fecha cierta de documentos legales y contables es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y legales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y otras autoridades. La Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN), en su jurisprudencia 2a./J. 161/2019 (10a.) (Registro digital: 2021218), publicada en la Gaceta del Semanario Judicial de la Federación (Libro 73, Diciembre de 2019, Tomo I, página 466), establece los criterios para que los mensajes de datos (documentos electrónicos) tengan fuerza probatoria, incluyendo la fecha cierta. Este artículo explica cómo otorgar fecha cierta utilizando software de firma electrónica, como Odoo Sign, en cumplimiento con la normativa mexicana y los lineamientos de la SCJN.

¿Qué es la Fecha Cierta y su relevancia?

La fecha cierta acredita el momento exacto en que un documento fue creado o firmado, garantizando su autenticidad e integridad ante terceros, como el SAT o tribunales. Según el Código de Comercio (Artículo 89 bis) y la Ley de Firma Electrónica Avanzada, los documentos electrónicos con firma electrónica avanzada tienen la misma validez que los documentos físicos firmados autógrafamente, siempre que cumplan con los requisitos legales.

La jurisprudencia 2a./J. 161/2019 (10a.) de la SCJN precisa que los mensajes de datos (como documentos electrónicos firmados) son admisibles como prueba en procesos judiciales si cumplen con los requisitos de integridad, autenticidad y atribución al firmante, conforme a la NOM-151-SCFI-2016. Esta norma regula la conservación de mensajes de datos y establece los estándares para otorgar fecha cierta mediante constancias de conservación emitidas por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado.

Requisitos legales para otorgar fecha cierta

Para que un documento electrónico tenga fecha cierta y fuerza probatoria en México, debe cumplir con los siguientes requisitos, alineados con la jurisprudencia de la SCJN:

1. Firma Electrónica Avanzada (e.firma):
   • La e.firma, emitida por el SAT o un PSC autorizado, es el estándar para documentos fiscales y legales sensibles. Según el Código Fiscal de la Federación, la e.firma garantiza:
     • Identificación del firmante mediante un certificado digital.
     • Integridad del documento, asegurando que no ha sido alterado.
     • No repudio, impidiendo que el firmante niegue su autoría.
   • La jurisprudencia 2a./J. 161/2019 subraya que la firma electrónica avanzada debe cumplir con los requisitos del Artículo 89 del Código de Comercio, que establece que los mensajes de datos firmados electrónicamente son válidos si se utilizan métodos que aseguren su autenticidad e integridad.
2. Cumplimiento con la NOM-151-SCFI-2016:
   • La NOM-151 regula la conservación de mensajes de datos y exige:
     • Sellos digitales que acrediten la fecha y hora exacta de la firma.
     • Constancias de conservación emitidas por un PSC autorizado por la Secretaría de Economía.
   • Estas constancias garantizan que el documento no ha sido modificado tras su firma, otorgando fecha cierta y validez probatoria, como lo exige la SCJN en su jurisprudencia.
3. Criterios de la SCJN (2a./J. 161/2019):
   • La jurisprudencia establece que un mensaje de datos tiene fuerza probatoria si:
     • Está firmado con un método que asegure la atribución al firmante (como la e.firma).
     • Incluye una constancia de conservación con sellos de tiempo que acrediten la fecha cierta.
     • Es verificable por las partes involucradas y las autoridades, mediante registros de auditoría o certificados digitales.
   • La SCJN enfatiza que los documentos electrónicos deben cumplir con los mismos principios probatorios que los documentos físicos, según los Artículos 1295 y 1296 del Código Civil Federal, asegurando que sean accesibles y verificables en el tiempo.

Uso de Odoo Sign para otorgar fecha cierta

Odoo Sign, la solución de firma electrónica de la plataforma Odoo, es una herramienta válida para otorgar fecha cierta a documentos electrónicos en México, siempre que se configure para cumplir con la NOM-151-SCFI-2016 y la jurisprudencia de la SCJN. A continuación, se detalla cómo implementarla:

1. Configuración de Odoo Sign para México

• Instalación de módulos: Al seleccionar México como país en Odoo, se instalan automáticamente los módulos Mexico - Accounting, EDI for Mexico y EDI v4.0 for Mexico, que soportan facturación electrónica y firmas electrónicas.
• Integración con e.firma: Para documentos fiscales, como facturas electrónicas (CFDI), configura el Certificado de Sello Digital (CSD):
  • Obtén tu CSD del SAT (archivos .CER y .KEY).
  • Carga los certificados en Configuración > Contabilidad > Facturación Electrónica (MX).
  • Asocia un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), como Solución Factible, Quadrum o SW Sapien, para validar las firmas ante el SAT.
• Firmas electrónicas simples: Para documentos no fiscales (como contratos), Odoo Sign permite firmas electrónicas simples con autenticación por SMS, email o geoIP, respaldadas por constancias NOM-151.

2. Proceso para otorgar fecha cierta

• Cargar el documento: Sube el documento (PDF o XML) a Odoo Sign.
• Añadir firmas: Usa la interfaz de arrastrar y soltar para asignar campos de firma. Para documentos fiscales, utiliza la e.firma con el CSD; para otros documentos, una firma electrónica simple puede ser suficiente.
• Generar constancia NOM-151: Odoo Sign crea una constancia de conservación con sellos de tiempo y registros de auditoría (audit logs), incluyendo marcas temporales, direcciones IP y detalles de autenticación, cumpliendo con la NOM-151 y la jurisprudencia 2a./J. 161/2019.
• Validación ante el SAT: Para CFDI, el PAC valida la factura y genera un archivo XML con el Folio Fiscal, que acredita su autenticidad y fecha cierta.
• Almacenamiento: Guarda el documento firmado y su constancia en Odoo o en un sistema externo seguro para auditorías o consultas legales.

3. Cumplimiento con la jurisprudencia

• Atribución al firmante: Odoo Sign garantiza la identificación del firmante mediante autenticación segura (e.firma para documentos fiscales o métodos como SMS/email para firmas simples), alineándose con el criterio de la SCJN.
• Integridad y no repudio: Utiliza técnicas criptográficas para detectar cualquier alteración posterior al documento, cumpliendo con los requisitos de la NOM-151 y el Artículo 89 del Código de Comercio.
• Verificabilidad: Los registros de auditoría generados por Odoo Sign permiten verificar la fecha cierta y la autenticidad del documento, como lo exige la jurisprudencia 2a./J. 161/2019.

4. Limitaciones

• Documentos sensibles: Algunos documentos, como testamentos o actos notariales, requieren firmas autógrafas o notarización, según el Código Civil Federal, y no son compatibles con Odoo Sign.
• Dependencia del PAC: Para CFDI, es obligatorio un PAC autorizado para validar las firmas ante el SAT.
• Configuración técnica: La integración de la e.firma y el PAC requiere conocimientos técnicos para cargar certificados y configurarlos correctamente.

Pasos prácticos para otorgar fecha cierta

1. Obtener la e.firma o CSD:
   • Acude al SAT con cita previa para obtener tu e.firma (vigencia de 4 años) o CSD.
   • Descarga los archivos .CER y .KEY y protégelos con una contraseña segura.
2. Configurar Odoo Sign:
   • Instala el módulo Sign y los módulos de facturación electrónica para México.
   • Carga los certificados digitales en Odoo y selecciona un PAC autorizado.
3. Firmar el documento:
   • Sube el documento a Odoo Sign.
   • Firma con la e.firma para documentos fiscales o con firma electrónica simple para otros documentos.
   • Genera la constancia NOM-151 con sellos de tiempo y registros de auditoría.
4. Validar y almacenar:
   • Verifica que el documento incluya el Folio Fiscal (para CFDI) o la constancia NOM-151.
   • Almacena el documento y su constancia en Odoo o en un sistema seguro para auditorías.

Recomendaciones finales

• Protege tu e.firma: Mantén los archivos .CER y .KEY seguros y no compartas la contraseña, ya que el mal uso puede generar responsabilidad legal.
• Consulta legal: Para documentos de alta sensibilidad, consulta con un abogado especializado para confirmar la idoneidad de la firma electrónica.
• Actualizaciones normativas: Revisa regularmente las disposiciones del SAT y la Secretaría de Economía, ya que los requisitos para firmas electrónicas pueden cambiar.

Conclusión

Otorgar fecha cierta a documentos legales y contables en México es un proceso accesible con herramientas como Odoo Sign, que cumple con la NOM-151-SCFI-2016 y la jurisprudencia 2a./J. 161/2019 de la SCJN. Al integrar la e.firma y un PAC autorizado, Odoo Sign garantiza la autenticidad, integridad y no repudio de documentos fiscales (como CFDI) y legales, generando constancias de conservación con sellos de tiempo que acreditan la fecha cierta. Esta solución facilita el cumplimiento normativo y la gestión documental, asegurando que tus documentos sean válidos ante el SAT y en procesos judiciales. ¡Configura Odoo Sign hoy y optimiza tus procesos de firma electrónica!

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MBA Leonel Muñoz